Aspectos clave en la Organización de Eventos

En mi vida profesional y personal  he tenido que organizar algún que otro evento 😉 Además, es un mundo que, los que me conocéis, sabéis que me apasiona. El otro día, mientras miraba por la tele la Entrega de Premios Princesa de Asturias, mi hija me preguntaba qué aspectos eran clave en la organización de un evento, sobre todo, de esas características. Hablamos de lo complicado y laborioso que supone un evento de esta envergadura –un evento que despierta el interés y reflexión de grandes profesionales del protocolo– y de lo dPremios-Príncipe-de-Asturias_Fundeuifícil pero vital  que es tener ‘cotrolados’  los múltiples aspectos que conllevan la preparación, organización, ejecución y desarrollo del mismo, también una vez acabada la ceremonia.

Tras aquella charla,  pensé que podía escribir un post con el fin de acercar a todos aquellos a quienes les pueda interesar aquellos aspectos (puntos) que son clave a la hora de organizar un evento. Al menos, a modo de aproximación para que, sobre todo lo más jóvenes, se hagan una idea de lo que conlleva el mundo del protocolo y de la organización de eventos y que, en muchos casos -por no decir todos- es mejor que se gestione por profesionales de este sector.

En primer lugar, me gustaría empezar por comentar que cuando se decide realizar determinado acto o evento esto ya es más que suficiente para prestarle toda nuestra atención. No hay evento fácil.

Empecemos por el primero de estos puntos clave, y vital: tener muy claro el objetivo (u objetivos) que se persigue/n conseguir con la organización del evento en cuestión – ya sea de carácter personal o empresarial, público o privado- y saber con qué  presupuesto se Eventos_Cursos_faronetworkcuenta (hay que adaptarse al mismo y, cada vez más, con soluciones creativas y originales que nos diferencien del resto).

A partir de concretar el mencionado objetivo (u objetivos)  se irá perflilando el tipo de evento y definiendo el resto de elementos que lo conformarán: elección de la fecha (muy importante que no coincida con otro evento que pueda eclipsar el nuestro) y del lugar –accesibilidad-,  listado de personas a las que se va a invitar (relación de invitados que contribuyan a lograr el objetivo/s marcado/s incluyendo, normalmente, el diseño y envío de las invitaciones), selección de proveedores –decoración, equipo de sonido/iluminación, catering –elección de platos y bebidas-, otros (animación, música…)-, preparar un programa y elaborar un cronograma, establecer las relaciones con los medios de comunicación (Presentación, Rueda de Prensa, Nota de Prensa, Invitación, … si así se estimara) y establecer los canales de promoción (dependiendo del tipo de evento). El Anfitrión, si no somos nosotros, deberá dar el visto bueno a todos estos aspectos, al menos de forma global, en definitiva, él es el responsable máximo y el que persigue el éxito del acto.

Una vez definido el evento en su totalidad es importante elaborar un  listado de potenciales puntos débiles y fuertes para afrontar y gestionar los mismos de forma que podamos prever los fallos, darles una solución anticipada y potenciar aquellos elementos que diferencien nuestro evento y le configuren  ‘personalidad’. De la misma forma que, finalizado el mismo, reflexionar sobre aquellos aspectos que se prodrían mejorar.

A la hora de atender todos los aspectos del mismo y coordinar todas y cada una de sus fases es aconsejable contar con un único responsable a modo de ‘director de orquesta’ aunque se pueda (incluso en muchos casos se debe) delegar alguna actuación a determinados colaboradores.

Hoy en día, además, prestaremos una atención muy especial a la estrategia de comunicación en redes sociales, sobre todo, si hablamos de eventos de carácter público (administraciones) y empresarial ya que comunicamos a tiempo real.

Y llegado el día del evento hay que estar muy atentos a todos loEvento-Empresarial-Quintalacys aspectos que conforman y rodean el mismo focalizando toda nuestra  atención en la consecución del objetivo/s marcado/s y trabajando intensamente para alcanzarlo/s, sin descuidar ningún detalle. Se hace imprescindible un buen trabajo en equipo. Aunque alguna cosa puede fallar como si de una gran orquesta se tratara la ‘música’ debe de fluir…

A la hora de concebir y organizar un evento, es muy posible que no se tenga todo el tiempo que se precisa para cuidar cada uno de estos aspectos o bien, como anfitrión/organizador,  prefiera atender y disfrutar el evento de una forma más relajada por lo que, cada vez más, se suele contar con profesionales ‘Organizadores Integrales de Eventos’ que se ocupan de todos estos aspectos y detalles… Sobre todo en un mundo muy activo como el de los eventos y que, últimamente, requiere de soluciones tecnológicas y apuestas cada vez más atractivas que nos diferencien del resto (eventos empresariales). Por lo general, se trata de profesionales del mundo del protocolo y la organización de eventos que trabajan con otras empresas colaboradoras y que ofrecen propuestas cerradas aunque también hay algún que otro ‘oportunista’.

Espero haberos ayudado… aunque sea un poquito y como ya apunté en mi trabajo de Experto en Protocolo no hay que saberlo todo pero eso sí …

“Lo importante es tener el teléfono del que sabe”
Les Luthiers

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